Bagaimana Mengelola Agar Sebuah Program Mentoring itu Sukses

Agar program mentoring kita sukses, maka lakukanlah hal-hal berikut :

  • Bentuk badan mentoring (kepengurusan mentoring)
  • Kembangkan sistem yang komprehensif untuk mengelola informasi program
  • Desain perencanaan pengembangan sumber daya yang bisa menghasilkan uang
  • Desain sebuah sistem untuk memonitor mentoring
  • Buat perencanaan untuk mengembangkan potensi mentor dan pengurus badan mentoring
  • Bangun komunikasi dan relasi dengan pihak luar (stakeholders)

Bentuk Badan Mentoring

Keputusan Antum untuk membuat kepengurusan badan mentoring bisa bermacam-macam bentuknya. Kepengurusan tersebut bisa merupakan kepengurusan yang mandiri, bekerjasama dengan organasasi lain, atau menjadi bagian dari sebuah organisasi yang lebih besar. Apapun bentuknya, kepengurusan yang Antum bertugas merancang visi dan memimpin tim untuk meraihnya.

Kalau Antum memutuskan untuk membangun kepegurusan mentoring yang mandiri yang terlepas dari ikatan dengan organsiasi manapun maka Antum harus menempatkan orang yang tepat dalam menempati jabatan kepengurusan yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan. Bidang-bidang yang dibutuhkan termasuk pengelolaan keuangan, pencarian dana, pengelolaan organisasi, dan mencapai visi organisasi. Beberapa kepengurusan ada yang melibatkan adik mentor sebagai wakil dari pihak yang dimentor.

Tetapi, jika di lain pihak program mentoring Antum adalah bagian dari sebuah organisasi yang lebih besar maka sebenarnya jajaran pengurusnya sudah disediakan dari organisasi yang bersangkutan. Meskipun begitu Antum bisa memodifikasi stuktur kepengurusan dengan melibatkan orang lain jika dirasa dibutuhkan.

Fungsi dari Badan Mentoring/Kepengurusan Mentoring (DR. SUSAN G. WEINBERGER) :

> Menetapkan misi dan visi
> Menurunkan strataegi dan peraturan dari visi dan misi
> Mengembangkan sumber-sumber pencarian dana yang dibutuhkan untuk mendukung strategi.
> Menyediakan seseorang yang ahli negosiasi dan akses kepada pemegang kebijakan setempat
> Membangun reputasi yang baik dari organisasi kepada stakeholders kunci
> Memantau keadaan keuangan setiap saat
> Memastikan manajemen resiko yang cukup
> Menilai kinerja organisasi berdasarkan prioritas yang telah ditentukan
> Meningkatkan kinerja pengurus

Kalau Antum rasa dibutuhkan, Antum juga bisa melibatkan pakar mentoring dan  anggota keluarga dari adik mentor (umumnya orang tua) untuk menjadi bagian dari pengurus mentoring atau membentuk forum  komunikasi orang tua-organisasi agar informasi dan isu-isu yang muncul dapat dikomunikasikan dengan baik.

Selain itu Antum juga bisa membuat dewan pembina yang bertugas untuk memberi masukan bagaimana cara mendesain, mengelola, mengevaluasi dan mendanai program mentoring organisasi.

Antum juga bisa membuat komite informal yang bertugas untuk mendukung kepengurusan yang sudah ada dan mempromosikan kegiatan mentoring ke kelompok-kelompok lainnya, mengesahkan peraturan dan kebijakan program, dan memberi dukungan moril maupun materil.

TETAPKAN PERAN DAN TANGGUNG JAWAB DARI KEPENGURUSAN MENTORING

Secara umum jajaran pengurus memiliki tanggung jawab sebagai berikut :

  1. Menetapkan aturan dan menjalankan program mentoring.
  2. Menyediakan dasar hukum dan legalitas yang kuat untuk setiap kegiatan yang dilaksanakan seperti Izin dari sekolah, asuransi kegiatan, kemampuan keuangan, dan materi kegiatan yang baik.
  3. Berperan sebagai badan keuangan untuk organisasi seperti akunting, audit,pencarian dana, bujeting, investasi dan prosedur keuangan.
  4. menyediakan koneksi kepada orang-orang yang berpotensi menyediakan dana (donatur) dan pihak-pihak yang bisa memberikan support non-materi untuk mendukung kegiatan mentoring.
  5. Menyediakan aspek-aspek lainnya yang kira-kira dibutuhkan.

Naskah Akademik
Selain membuat kepengurusan Antum harus membuat suatu Naskah Akademik (Academic Script) atau yang menjelaskan hal-hal sebagai berikut :

1. Populasi yang rencananya akan Antum ajak mengikuti kegiatan mentoring (Jumlah, kriteria, jenjang dan lainnya)
2. Bagaimana Antum merekrut dan mempertemukan mentor dengan adik mentor
3. Seberapa sering mentor dan adik mentor akan bertemu dan seberapa lama hubungan mentor dan adik mentor akan berlangsung.
4. Tipe aktivitas mentoring yang akan diterapkan di dalam program mentorin Antum
5. Kegiatan-kegiatan pendukung non-mentoring seperti Pencarian Dana, Hubungan Masyarakat, dan bagaimana hal itu bisa menjadi peluang jika ada orang/sukarelawan yang mau terlibat.
6. Manajemen resiko dan isu-isu yang berkaitan dengan kemampuan organisasi
7. Banyaknya dana yang Antum butuhkan dan bagaimana cara organisasi mendapatkannya
8. Aturan-aturan yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan dan penggunaannya.

MEREKRUT ORANG DENGAN LATAR BELAKANG YANG BERBEDA-BEDA UNTUK MENJADI MENTOR ATAUPUN PENGURUS BADAN MENTORING

Ketika Antum mencari orang-orang yang akan menempati posisi mentor ataupun pengurus mentoring, carilah orang-orang yang mencerminkan diversitas dari adik mentor yang akan dibina dan orang-orang yang mau berkomitmen untuk mementor. Selain itu, carilah orang-orang yang mau BEKERJA, BIJAKSANA, dan BERSAHAJA (3B). Cari para orang tua, mentor berpengalaman, remaja yang bersemangat, guru, sukarelawan berpengalaman dan berdedikasi, dosen, pemimpin-pemimpin LSM, ahli keuangan untuk bergabung ke dalam kepengurusan mentoring yang mau bekerja semaksimal mungkin dan berkorban dalam hal harta maupun waktu demi mensukseskan program mentoring. Komitmen yang kuat dari orang-orang tersebut sangat penting demi mencapai keberhasilan program mentoring.

ADAKAN RAPAT RUTIN KEPENGURUSAN UNTUK TERUS MENYEMPURNAKAN PROGRAM DAN PENGELOLAAN

Adakan rapat rutin agar keahlian yang dimiliki pengurus memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang dibutuhkan program mentoring. Kembangkan metode-metode baru yang dapat menyempurnakan sistem mentoring yang ada dan mencari peluang-peluang yang dapat memperbaiki sistem baik secara parsial maupun keseluruhan.

KEMBANGKAN SISTEM YANG KOMPREHENSIF UNTUK MENGELOLA INFORMASI KEGIATAN

Karena mentoring itu melibatkan remaja, maka informasi-informasi yang berkaitan dengan mentoring harus Antum kelola sedimikian rupa sehingga tidak membawa dampak yang buruk. Antum harus membuat sistem yang komprehensif untuk mengelola, menjaga dan memelihara semua macam data seperti : keuangan, rekam data adik mentor, kegiatan mentoring dan kegiatan penunjang mentoring dan evaluasi keluaran/pencapaian program mentoring.

MENGELOLA KEUANGAN PROGRAM
Selama mendesain program dan merencanakan fase kerja, Antum juga harus merencanakan keuangan dan bujet. Pertama kali Antum harus membangun sistem untuk mengelola informasi keuangan. Terlepas bentuk badan mentoring yang Antum bangun adalah bentuk yang mandiri atau bekerjasama dengan organisasi lain, Antum harus memastikan sumber-sumber keuangan dan pengeluaran yang dibuat. Sebagai bagian dari tanggung jawab itu Antum harus menyimpan data rekam yang baik dari sumber-sumber keuangan termasuk pemberian, hasil bisnis dan sumbangan sukarela pengurus. Antum juga harus mendata dengan baik semua pengeluaran dan membuat analisa mengenai berapa rata-rata total pengeluaran untuk program mentoring yang Antum buat. Catatan-catatan ini akan membantu Antum untuk mengestimasi pengeluaran di masa yang akan datang.

Meskipun Antum termasuk yang cukup beruntung yang memiliki staf, mentor, ahli keuangan dan peralatan yang dibutuhkan, Antum masih harus mendokumentasikan pengeluaran untuk hal-hal berikut :

> Biaya rekrutmen dan materi training (folder, pena, fotokopi, dll)
> Pengeluaran untuk sukarelawan (insentif, akomodasi dll)
> Even-even khusus (penyegaran, sertifikat, penghargaan khusus dan hadiah)
> Barang-barang logistik (seragam, ATK, dll)
> Seleksi mentor (seleksi kemapuan konseling, materi dll)

Antum juga harus mengembangkan kontrol internal untuk melindungi keuangan dari pencuri atau penilap.

MENJAGA DATA-DATA  PEMENTOR

Sangatlah penting untuk menjaga data-data yang berkaitan dengan pementor. Data tersebut berupa :

> Biodata mentor
> Pengalaman dan riwayat ilmu agama yang didapat
> Pengalaman mengisi sebuah acara seminar atau kajian agama
> Bidang keahlian yang dimiliki mentor
> Surat pernyataan bahwa yang bersangkutan tidak terlibat gerakan yang dilarang negara maupun terlarang secara syariat (syiah, NII, PKI, LDII, Ahmadiyah, dll)

Karena informasi ini sangat pribadi sifatnya, maka kerahasiaannya harus dijaga dengan baik. Dokumen-dokumen ini dikaji jika memang statusnya sangat diperlukan untuk dibaca. Letakkanlah dokumen ini pada tempat yang sudah dipersiapkan sebelumnya.

INFORMASI REKAM JEJAK MENTORING DAN AKTIVITAS
Informasi lain yang perlu didata adalah :

1. Data demografik dari mentor dan adik mentor
2. Status proses keberterimaan dari mentor, adik mentor dan staf yang prospektif
3. Jumlah jam yang dihabiskan untuk melatih mentor sebelum masa mentoring dimulai
4. Jumlah jam training mentor selama masa mentoring
5. Kehadiran dari partisipasi aktif dari adik mentor
6. Pertemuan antara koordinator dan pementor-adik mentor setiap bulannya
7. Waktu yang berlangsung antara satu tahap pembinaan ke tahap pembinaan lainnya

DOKUMEN MENTOR/ADIK MENTOR
Agar sukses program mentoring harus membentuk ikatan yang kuat antara mentor dan adik mentor. Hubungan yang baik tidak terjadi begitu saja. Hal itu membutuhkan dukungan yang berkelanjutan dan pengawasan dari kordinator program.

Agar target ini berhasil, maka data-data yang perlu dikumpulkan di lapangan adalah sebagai berikut:

1. Formulir pendaftaran mentor dan adik mentor dan status kecocokan antara dua lembar aplikasi tersebut
2. Status terbaru dari proses mencocokkan kemistri di lapangan
3. Frekuensi bertemu dan kualitas pertemuan
4. Lamanya suatu hubungan bertahan.

MANAJEMEN RESIKO

Sebuah sistem manajemen resiko diperlukan demi keamanan dan keberlangsungan program kita. Antum mesti membuat kebiajakan dan prosedur mengenai manajemen resiko yang jelas dan menjaga akurasi datanya. Jaga data semua hasil kerja mentor staff dan adik mentor agar sewaktu-waktu jika dipermasalahkan oleh pihak lain kita siap dengan bukti-bukti yang mendukung.

DOKUMENTASIKAN EVALUASI PROGRAM

Evaluasi program dibutuhkan untuk mencapai kualitas mentoring yang lebih baik setiap saatnya. Pastikan Antum senantiasa melakukan evaluasi rutin dan menjaga rekam data evaluasi tersebut untuk keperluan analisis yang lebih jauh.

DESAINLAH PERENCANAAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MENTOR YANG BISA MENDATANGKAN PEMASUKAN UNTUK PENGEMBANGAN PROGRAM MENTORING DARI BERBAGAI PIHAK

Menjalankan sebuah program mentoring yang efektif pasti membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Katika Antum sedang merancang desain program mentoring dan merencanakannya segala sesuatunya, jangan lupakan untuk membangun model mentoring yang kuat dari segi visi dan misi. Yang say maksud di sini adalah adakalany kita bergantung pada seatu pihak yang memberi kucuran dana sangat besar untuk program mentoring kita. Dampak dari hal ini visi dan misi program kita tidak lagi murni atas keinginan jajaran manajemen melainkan sudah tercampuri oleh kepentingan si pemberi dana. Usahakan agar dana didapat dari berbagai pihak dan jangan biarkan ada satu pihak yang lebih kuat dari yang lain yang mengatur jalannya program mentoring kita. Sangat penting untuk membuka banyak kanal untuk memeperoleh pembiayaan program mentoring kita.

Seorang pakar organisasi berkata : Jika 30% dari kegiatan kita didanai oleh seorang yang berkantong tebal, maka sebenarnya kita sedang mengalami masa krisis. Oleh karena itu carilah dana dari sebanyak mungkin sumber.

> Cari hibah dari pemerintah kota atau lembaga amil zakat
> Adakan acara galang amal
> Prioritaskan sumber kas dari dana pribadi anggota
> Cari perusahaan yang mau mendanai
> Car Yayasan yang memiliki misi yang sama dengan organisasi kita

Selain mencari donatur, organisasi juga bisa melakukan dana usaha lewat berbisnis jasa maupun produk. Hal itu bisa berupa :

> Menjual merchandise organisasi
> Menjual majalah
> Mengumpulkan koran bekas
> Dan lainnya

Jika Antum memutuskan untuk mencari donatur, maka biasanya calon donatur akan menanyakan hal-hal sebagai berikut :

> STatement yang jelas mengenai maksud dari proposal Antum
> Kebutuhan akan program mentoring tersebut
> Tjuan/Keluaran yang diharapkan untuk diraih dan bagaimana Antum mengukur keberhasilan tersebut
> Strategi untuk mewujudkan rencana-rencanan dalam proposal
> Review singkat mengenai latar belakang organisasi dan kesuksesan yang pernah diraih
> Perencanaan keuangan tentang bagaimana Antum akan menggunakan uang yang nanti akan didonasikan dan rencanan tentang bagaimana Antum akan bertahan di masa yang akan datang
> Informasi mengenai bagaimana Antum mengevaluasi program mentoring Antum

Dalam mencari dana dibutuhkan mental berjuang yang tinggi, pengalaman, jaringan dan sejumlah nomor kontak potensial. Kalau dalam organisasi Antum tidak ada satupun orang yang memiliki hal-hal tersebut maka berikut hal-hal yang masih bisa Antum lakukan :

> Belajar dengan membaca buku dan mengikuti seminar
> Menghubungi orang yang sudah berpengalaman
> Menyewa jasa pengumpul dana berpengalaman
> Memperkecil sekup program mentoring Antum

RANCANGLAH SISTEM UNTUK MEMONITOR PROGRAM

Sangatlah penting untuk senantiasa memonitor program mentoring Antum dan memastikan program senantiasa berada pada jalurnya, yaitu program masih berjalan untuk mengejar tujuan yang ingin dicapai dan fakta pekerjaan di lapangan sesuai dengan misi yang sudah dibuat. Kalau program dirasa sudah melenceng, maka Antum patut untuk mempertanyakannya.

TINJAU ULANG KEBIJAKAN, PROSEDUR DAN OPERASIONAL.

Tinjau kembali kebijakan, prosedur dan operasional dalam penerapan sehari-hari untuk memastikan bahwa mereka tetap relevan dengan program mentoring atau untuk memutuskan untuk membuat sesuatu yang lebih baru dan lebih baik untuk memnuhi kebutuhan kita.

TERUS MENERUS MENILAI KEPUASAN ADIK MENTOR

Memonitor feedback dari adik mentor adalah satu cara untuk mengukur kepuasan adik mentor. Periksalah apakah program yang dibuat sudah memenuhi kepuasan adik mentor, apakah pelatihan yang diberikan sudah sesuai dengan keinginan dari peserta. Ingatlah, program mentoring hanya akan berhasil kalau adik mentor bahagia mengikuti program kita.

BUAT RENCANA PENBEMBANGAN POTENSI MENTOR

Ketika Antum merekrut mentor baru pastikan Antum juga memperhatikan perkembangan dan kemajuan kemampuan mentor. Karena mentor dan staff administrasi adalah orang-orang yang berhubungan langsung dengan program mentoring, maka mereka menjadi kunci untuk keberhasilan program mentoring kita.

Latihlah skill komunikasi dan mendengar untuk mentor. Latih pula kemampuan manajemen mentoring dan pemahaman mementor yang berorientasi pada visi dan misi program.

Beberapa pelatihan yang perlu dilakukan di dalam kepengurusan Badan Mentoring :

> Misi, latar belakang dan harapan dari program mentoring
> Peran staff/pengurus dan peran sukarelawan mentor
> Bagaimana cara bekerja dengan berbagai peserta, mentor, adik mentor, orang tua adik mentor, pengelola sekolah, dan donatur.
> Bagaimana cara merekrut, menyaring, melatih, mencocokkan dan memonitor mentor dan adik mentor. (catatandsbandung.wordpress.com)

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s